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戰“疫”期間,IT審計進行時

2020年04月30日

2020年新年伊始,“新冠肺炎”疫情突然襲擊了正在歡度春節的我們,原本安排的滿滿當當的節后工作也因為這一場疫情變得困難重重,然而疫情雖然嚴重,項目還是排上了日程,如約到來。為了響應國家的號召和保證大家的身體健康,我們IT審計部門在抓好防疫工作的同時,采取非傳統的方式來應對疫情對我們的考驗,穩妥有序地開展IT審計相關的各項工作,將疫情對IT審計工作的影響降低到最低,這一切都要歸功于集團領導在兩三年前成立“審計變革小組”的重要舉措,集團投入了大量的人力物力開展審計變革的研討與探索。

在當時,我們就響應集團領導的號召與要求,認真思考遠程審計的可能性與必要性,并初步形成了一套遠程IT審計的思路。當時,主要是從節省時間成本的角度出發的,通過部分遠程服務的方式來降低項目成本,但是由于考慮到增加了項目與客戶溝通的難度,而且客戶也未必愿意或者有能力配合我們開展遠程審計工作,因此遠程IT審計方法論的研討一直處于紙上談兵的階段。但是疫情當前,遠程IT審計的需求迫在眉睫,其可行性與有效性一下子成為了我們疫情期間開展IT審計工作的重點。任何一場危機總是危險與機遇并存的?!靶鹿诜窝住钡囊咔榻o了我們遠程IT審計一次難得的大練兵的時機。

配合財審的IT審計,是我們部門的核心業務。疫情發生在我們財審的業務忙季,因此,我們不可能因為疫情而讓我們配合財審的IT審計工作受到影響。凡是財審團隊要求我們去現場的項目,我們在做好防護措施的前提下,已經有四、五個項目組奔赴了客戶現場開展IT審計工作。第一個開展現場工作的項目成員已經于三月初返回北京,按照要求強制隔離14天。對于要求去現場的這類項目,我們也是盡可能地減少去現場的人數,部分工作由項目人員遠程配合完成。另外,客戶的信息化程度高的,可以提供遠程訪問服務的,我們則安排人員開展遠程的IT審計工作。

IT項目跟蹤審計,是我們部門探索出來的一個新的業務類型。在客戶的要求下,我們的兩名項目成員分別在2月4日和5日率先返回上海,按照客戶要求自行隔離14天,在隔離期間通過電話、微信、視頻會議、郵件、遠程訪問客戶的系統等方式,不間斷地為客戶提供遠程駐場審計服務。隔離期滿之后,就按照客戶的要求開展現場駐場工作。

IT專項審計項目,是我們部門核心業務之一。開展遠程服務的難度大。為了確保IT專項審計項目的順利開展,疫情期間,項目組通過與客戶多次溝通,最終選擇了遠程審計為主的工作的方式,我們通過靈活有效的工作方法,促使項目如期并高質量完成,得到了客戶領導和員工的一致好評。

誠然,在疫情時期的遠程審計工作是被動的,這一種全新的工作方式帶來了許多不便,審計工作被帶入“兩難”境地,即溝通困難和取證困難。審計工作非常注重溝通環節,IT審計工作更甚,客戶管理人員、業務人員以及IT人員能通過電話交流就明白我們需要什么內容嗎?頻繁的電話溝通會不會讓客戶的人員不耐煩?客戶的系統環境是否支撐審計工作?看不到公司信息系統怎么充分了解在用信息系統呢?一開始我們心里也是惴惴不安、非常忐忑。IT審計原本現場檢查的工作量非常大,許多事項往往需要和被審計單位的負責人隨時互通思路、深入溝通后才能確定下一步的工作順序,而疫情期間被審計單位本就不充足的人員還采用了輪班的工作方式,這也讓客戶的工作量成倍增長,于是對我們的工作也提出了更高的要求,那就是必須找到更加高效的工作方法保質保量的完成IT審計工作,這也意味著“疫”情期間的工作量不降反升,從這一個月的審計時間統計來看,每個項目的平均時長增加了近三分之一。

針對上述難點,項目組也采用了更靈活更直觀的交流方式,充分利用互聯網工具,集團也在應急響應新的工作方式,緊急部署了微信企業客戶端,充分支撐疫情期間的審計工作,再加上項目組人員發揮主觀能動性,微信、QQ、釘釘、騰訊會議甚至Skype等工具均頻繁使用,從而保證得到更充分的內外部溝通、獲取更準確的審計證據。

充分的審前準備:項目開展前項目組成員們就做好了克服重重困難的心里準備,預先考慮并分析了項目啟動后可能會遇到的各種困難,并且將之前各自參與過的同類型項目經驗進行了充分交流。同時,細化提供給企業的資料清單,標明需要提供資料的和首先收集最容易提供也是不可或缺的最重要的資料,避免浪費時間延誤工作。同時,提前掌握客戶配合人員工作情況及作息時間,做到合理安排訪談時間,確保不打擾不影響所聯系人員的工作及家庭生活,充分利用個人的情商與交流能力,在通話做到言簡意賅、突出主題,力爭做到每一個電話或者微信語音都能解決最重要的問題。

細致的審計工作:為了更好地完成本次審計工作的信息溝通,項目組與客戶相關人員在第一時間建立基于互聯網工具的鏈接(各種工具均可建群),每天下班前都在群中更新資料清單、溝通資料收集程度、項目進度、項目進展中存在或發現的問題,確保項目組與客戶人員對于資料提供沒有差異,且能夠及時讓雙方責任人了解審計工作的進展,同時解答客戶提出的問題,互相交流加強溝通。項目進行到關鍵時間節點,一天內項目組聯系了6個客戶業務部門的員工。同時項目組成員保證客戶能聯系我們,隨時在崗、在線,晚上接到電話或微信語音通話成為了常態。得益于被審計單位員工的積極配合,我們對公司業務模式的了解很清晰,在與IT部門溝通取證時十分順利,獲得的證據非常及時準確,避免了重復工作。

通過這樣細致的工作,不但沒有因遠程審計工作與客戶生疏,還大大促進了雙方的友好伙伴關系,為進一步項目合作打下良好的基礎。

必要的現場溝通:在疫情稍微穩定之后,客戶提出現場進行溝通會議,項目組積極響應并做好了各種安全防護、健康防護措施,項目負責合伙人、項目負責經理、項目現場負責人準時到客戶單位的工作地點,配合大廈的來訪登記和體溫檢測,由于疫情期間大家在會議室中均佩戴口罩相隔而坐,大家寒暄過后引入正題,逐一解釋審計發現,充分溝通風險點及管理建議,由于遠程審計工作的充分有效,針對議題迅速達成了統一意見,在和諧的氣氛中會議圓滿結束。

“疫”情期間項目進行中困難雖多,但我們相信,只要困難估計足、預想做到位、敢于溝通善于溝通、多方積極配合工作質量不會受到影響。通過完成本項目的經驗累計,我們也有信心將來的項目會越來越順暢,越來越高效!

遠程IT審計服務在疫情期間得到了很好的鍛煉機會,我們將繼續探索遠程審計服務的有效性和質量保障!



林愛平

信永中和集團咨詢合伙人

lin_aiping@shinewing.com


郭穎

信永中和集團咨詢高級經理

guoying1_bj@shinewing.com







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