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戰“疫”協同:遠程辦公那些事兒

2020年04月03日

庚子年初的疫情給眾多企業的業務踩了一腳“剎車”。為防控疫情擴散,避免人群聚集,企業被迫改變“工位式”辦公格局和“面對面”溝通方式,遠程辦公大行其道。

對于提供遠程辦公工具的廠商而言,迎來的是商機。阿里、騰訊、字節跳動、用友等數字化協同辦公軟件紛紛應景地“擴容”和“上新”。

在“擴容”方面——免費開放百人視頻會議功能;開放了萬人大群,大幅度提升會議人數上限,員工之間遠程也能進行高效的溝通和及時的信息傳遞;增加新的功能。

在“上新“方面——增加員工健康管理功能,企業員工可以在線打卡報平安;優化移動辦公應用,實現即時通訊、打卡、審批等基礎應用;助力遠程高效完成日常工作流程,升級微文檔、微盤等協作工具。

對于使用服務的企業而言,遠程辦公既是機遇又是挑戰。尚未規劃數字化的企業感受到巨大挑戰,疫情的倒逼把數字化轉型提到議事日程上來;已經開啟數字化進程的企業看到的是機遇,遠程辦公是全面轉型的“催化劑”,他們考慮的不僅僅是現狀,而是和已有的數字化以及未來藍圖的“協同”,是提前激活、是加速實施。

那么遠程辦公最大的價值是什么呢?我們認為它是給數字化“協同”的一個“叫醒服務”:

1.   “新工具”和“主路徑”的協同

遠程辦公工具的原生形態是一種信息流溝通工具,是信道——里面跑的是管理數據、目標指令和流程。臨時啟用的“即插即用”數字化工具需要融入業務模式、管控結構以及整體數字化解決方案,它不能替代現有管理系統和業務系統。企業數字化的主路徑沒有發生根本變化。所以,應該注重新工具與現有系統及既定方向的協同。

2.   “愛馬仕”和管理目標的協同

遠程辦公工具相當于管理的“愛馬仕”(又稱赫耳墨斯,是為宙斯給眾神傳遞指令的信使),傳遞的是“目標”指令,它對目標型管理提出更高要求。目標精確、成果具象、時間精準的管理風格更適用于這種方式。所以應該注重“愛馬仕”與目標體系的協同——推進管理升級。

3.   形式與內容的協同

遠程辦公工具是一種新形式,需要配合足夠充實的內容——依靠有形的文檔來輔助管理、溝通,從而實現有序、有成果的管理細節。比如:遠程會議如果沒有同步的表格或演示材料,會顯得蒼白無力、無法避免溝通中的各種混亂和意外。所以,應該注重形式與內容的協同——形式需要內容支撐,內容因形式不同而調優。

4.   “拿來主義”與”以我為主“的協同

對于大多數企業而言,由于誰都沒有水晶球——預見到突發的新冠疫情,遠程辦公那些事兒只能依靠“拿來主義”。然而,應急的“拿來主義”不能替代務實的“以我為主”。整體數字化需要結合自身業務特點、管理特征,利用技術支撐自主研發或者定制優化管理重器,并不斷迭代。所以,應該注重“拿來主義”與”以我為主“的協同——讓數字化沉浸到管理細節中去。

關于“以我為主”的數字化,信永中和審計作業系統是最生動的的例子。雖然互聯網服務商、軟件傳廠商大力推動“協同”數字化辦公,但是由于缺乏“臨床”經驗,很難做到協同項目管控。

審計項目啟動之后,審計團隊、客戶以及第三方機構通常面臨幾大挑戰:

1.      組織和機構分散:尤其是大集團型企業,各級子公司遍布全國,還涉及各參審機構,第三方機構,地域分布復雜;

2.      事務處理效率低下:各方機構事務處理通過郵件、電話方式為主,缺乏協同和有效管理;

3.      信息共享程度低下:對于跨組織跨機構的審計信息沒有統一的共享和管理手段。

信永中和咨詢用數字化解決方案化解這一“協同”管理難題?;趯徲媴f同作業的場景,構建審計作業的協同任務管理云平臺,支持審計人員、審計客戶以及第三方參審單位的同時參與,可以通過分散協同的方式完成審計項目的工作。

- 信永中和審計作業協同任務管理平臺-

遠程辦公相當于給數字化“協同”的一個“叫醒服務”,但是不能帶來數字化轉型“完美的一天”。然而,通過在新冠病毒來襲之時“長考”,中國企業已經大規模開啟了數字化協同之旅。

數字化轉型是信永中和咨詢的業務專長。我們通過將商業戰略與數字技術整合,幫助客戶應對面臨的數字化挑戰,解決最為復雜的業務問題,支持企業實現數字化轉型,推動企業可持續發展。我們提供的全面的數字化轉型加速解決方案,包括數字化戰略設計、數字化轉型運營咨詢、數字化組織與文化咨詢以及數字化轉型戰略實施等。


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蔡俊杰

信永中和集團合伙人

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劉國坤

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